KVKK Politikası
HKR BOYA İNŞAAT MEDİKAL SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
Hedef Kitle: Hkr Boya İnşaat Medikal Sanayi Ve Ticaret A.Ş. tarafından kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişiler
Hazırlayan: Hkr Boya İnşaat Medikal Sanayi Ve Ticaret A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması Komitesi
Versiyon: 1.0
Onaylayan: Hkr Boya İnşaat Medikal Sanayi Ve Ticaret A.Ş. tarafından onaylanmıştır.
HKR BOYA İNŞAAT MEDİKAL SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
1. GİRİŞ
Hkr Boya İnşaat Medikal Sanayi Ve Ticaret A.Ş. (“Şirket”) boya, alçı, yapı kimyasalları, iç ve dış dekor ürünleri ve orman ürünlerinde; parke, kapı, sunta, mdf, osb, playwood gibi alanlarda Karadeniz Bölgesi’nde faaliyetlerini sürdürmektedir. Polisan Boya ve Peli Parke Orta Karadeniz Distribütörlüklerine, ABS Alçı, Karsis ve Kütahya Yapı Kimyasalları firmalarında da bayiliklere sahip bir firma konumundadır.
Şirket yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte ve iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. Şirket Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının Şirket organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir. Şirket bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
1.1. Amaç
Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, Şirket organizasyon ve süreçlerine uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. Şirket kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.
1.2. Kapsam
Politika, Şirket iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.
1.3. Dayanak
Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 Sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için getirmek için işlenmektedir.
Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından öngörülen düzenlemeler, Politika ile Şirket uygulamalarına dönüştürülmektedir.
1.4 . Tanımlar
| Açık rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder. |
| Başvuru Formu | Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu. |
| İlgili kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir. |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Kayıt ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Kişisel veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Kişisel verilerin işlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
| Kişisel veri sahibi | Kişisel verileri Şirket tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi. |
| Kişisel verilerin silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale
getirilmesi. |
| Kişisel verilerin yok edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
| Kurum | Kişisel Verileri Koruma Kurumu. |
| Özel nitelikli kişisel veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile
biyometrik ve genetik verileri. |
| Periyodik imha | Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi. |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
| Veri sahibi / İlgili kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Veri sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Temsilcisi | Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişidir. |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Şirket, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. Şirket, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Özel nitelikte olan, kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.
2.3. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin Geliştirilmesi
Şirket, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere gerekli eğitimleri verir.
Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, Şirket gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu Şirket yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi
Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.
ı. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.
ıı. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama
İşlenen kişisel veriler, güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta ve plan ve programlı çalışılmaktadır.
ııı. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .
ıv. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplamakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.
v. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.
ı. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.
ıı. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması
Aşağıda sıralanan şartlarından herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.
a. Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi
Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.
b. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle, rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesi zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
c. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
d. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi
Şirket hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işleme zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
e. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak, kişisel verileri işlenebilir.
f. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme
Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
g. Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, Şirket meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.
3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Şirket özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:
ı. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
ıı. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.
3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması
Şirket, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel verilerinin korunmasını, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı yürütülmektedir.
3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirket, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. Şirket aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde işlemleri gerçekleştirir.
ı. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerin aktarılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.
a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
b. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
c. Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
d. Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
e. Şirket’in veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
f. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatlerinin sağlanması içinzorunlu olması,
g. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler aktarılabilir.
ıı. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması
Özel nitelikli kişisel veriler, Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:
a. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
b. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre kişisel veriler aktarılabilir.
4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ
Şirket genel müdür, idari ve mali işler, personel, muhasebe, imalat montaj, satış ve pazarlama, depo, iş hazırlama, satınalma, bilgi işlem iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel verileri (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detaylarına https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresinden Şirket alanında bildirilmektedir.
Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.
Kişisel veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir. Yabancı ülkelere veri aktarımı söz konusu değildir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER
Şirket, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, Şirket bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
Şirket, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. Şirket, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.
7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI
7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:
ı. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
ıı. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
ııı. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ıv. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
v. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vı. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
vıı. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
vııı. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri 6.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle Şirket’e iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Veri Sahibi Başvuru Formu” (Ek-4) doldurularak, Şirket’e başvurabilir.
7.3. Şirket’nın Başvurulara Cevap Vermesi
Şirket, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde Şirket’e iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.
7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi
Şirket, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
ı. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
ıı. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
ııı. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
ıv. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
v. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
vı. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
vıı. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
vııı. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
ıx. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
x. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
xı. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
7.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı
Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Şirket’in cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
7.6. Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler
Şirket, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Şirket, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
8. YÜRÜTME
Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır.
İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Müşteri Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-6), “Tedarikçi Gizlilik Taahhütnamesi, Tedarikçi Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-7) “Çalışan Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-8), “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-9), “İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni” (Ek-10), “Kamera Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı” (Ek-11) ile gerçekleştirilmektedir.
Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden Şirket Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.
9. YÜRÜRLÜK ve İLANI
Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler Şirket’in internet sitesinde (www.hacikerimoglu.com) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.
EKLER
Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri
Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları
Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Ek 4- Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu
Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Ek 6- Kişisel Verileri İşleme Müşteri Aydınlatma Metni
Ek 7- Tedarikçi Gizlilik Tahhütnamesi, Tedarikçi Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı
Ek 8- Çalışan Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı
Ek 9- Çalışan Adayı Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı
Ek 10- İnternet Sitesi Çerez Aydınlatma Metni
Ek 11- Kamera Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Beyanı
EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler
| Veri Kategorileri | Kişisel Veri |
| Kimlik | Ad, Soyad |
| Anne- Baba Adı | |
| Doğum Tarihi | |
| Doğum Yeri | |
| Medeni Hali | |
| Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No | |
| TC Kimlik No | |
| Cinsiyet Bilgisi | |
| TC Kimlik Kartı | |
| Sürücü Belgesi | |
| İletişim | Adres |
| E Posta Adresi | |
| İletişim Adresi | |
| Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (KEP) | |
| Telefon No | |
| Lokasyon | Bulunduğu yerin konum bilgileri v.b. |
| Özlük | Bordro Bilgileri |
| Disiplin Soruşturması | |
| İşe Giriş- Çıkış Belgesi Kayıtları | |
| Özgeçmiş Bilgileri | |
| Hukuki İşlem | Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb. |
| Müşteri İşlem | Fatura |
| Senet | |
| Çek Bilgileri | |
| Giriş-Çıkış Bilgileri | |
| Sipariş Bilgisi | |
| Fiziksel Mekan Güvenliği | Kamera Kayıtları |
| Risk Yönetimi | Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler gibi |
| Finans | Bilanço Bilgileri |
| Finansal Performans Bilgileri | |
| Kredi ve Risk Bilgileri | |
| Banka Hesap Numarası | |
| IBAN Numarası | |
| Mesleki Deneyim | Diploma Bilgileri |
| Gidilen Kurslar | |
| Meslek İçi Eğitim Bilgileri | |
| Sertifikalar | |
| Pazarlama | Alışveriş Geçmişi Bilgileri |
| Çerez Kayıtları | |
| Görsel Ve İşitsel Kayıtlar | Kapalı Devre Kamera Sistemi Görüntüsü |
| Sağlık Bilgileri | Engellilik Durumuna Ait Bilgiler |
| Kan Grubu Bilgisi | |
| Kişisel Sağlık Bilgileri | |
| Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri | |
| Laboratuvar ve Görüntüleme Sonuçları | |
| Test Sonuçları | |
| Muayene Verileri | |
| Reçete Bilgileri | |
| Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler |
| Güvenlik Tedbirine İlişkin Bilgiler | |
| Aile Bilgileri | Çocuk Sayısı |
| Aile Cüzdanı | |
| Eş Çalışma Bilgileri | |
| Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgileri | |
| Çalışma Verisi | Departmanı |
| Çalışma Şekli | |
| Mesleği | |
| Referans Bilgileri | |
| Çalışılan Son Şirket Bilgileri | |
| Web Sitesi Kullanım Verileri | Başvuru Formu Doldurulma Tarihi |
| İtibar Yönetimi Bilgisi | Firma’nın ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler. |
| Olay Yönetimi Bilgisi | Firma’nın ticari hak ve menfaatleri ile müşterilerinin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler. |
| İmza Bilgileri | Kişisel veri niteliği taşıyan belgeler üzerinde bulunan ıslak veya elektronik imza, parmak izleri, özel işaretler |
| Sigorta Bilgileri | Özel Sigorta Verileri |
| Sosyal Güvenlik Kurumu Verileri | |
| Araç Bilgileri | Araç Plaka Verileri |
| Uyum Bilgisi | Politikalara uyum kapsamında işlenen kişisel veriler |
| Denetim ve Teftiş Bilgisi | İç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler |
EK 2- Kategorik Kişisel Veri İşleme Amaçlar
| Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi |
| Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi |
| Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi |
| Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi |
| Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini |
| Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi |
| İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması |
| İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi |
| İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi |
| İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi |
| Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi |
| Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Talep / Şikayetlerin Takibi |
| Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini |
| Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Ücret Politikasının Yürütülmesi |
| Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi |
| Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini |
| Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi |
| Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi |
| Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi |
| İş Ortakları, Tedarikçilerin Bilgiye ve Tesislere Erişim Yetkilerinin Planlanması, Yönetimi |
| İş Ortakları, Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi |
| İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanlarının Giriş Çıkış Kayıtlarının Toplanması |
| Faaliyetlerinin İlgili Mevzuata veya Şirket Prosedürlerine Uyumlulaştırma Planlama ve Yönetimi |
EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları
Şirket, Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak katılımcı, müşterileri ve çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:
| Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı ve Kapsamı |
| Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri | Şirket faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişiler | Gerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı |
| Hissedarlar | Şirket ile ortaklık ilişkisi kurmuş gerçek kişiler | Şirket’nın ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin planlanması, yürütümü ve denetimi amacıyla sınırlı |
| İş Ortakları | Şirket’nun ürün ve hizmetlerinin tanıtımı ve pazarlanması, satış sonrası desteği gibi amaçlarla ilişkide olduğu iş ortakları, iş ortağı bankalar | İş ortaklığı kurulması ve yürütülmesi amaç ve faaliyetleri ile sınırlı |
| Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri vb. ilgili mevzuat hükümlerine gore Şirket’dan bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı |
| Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren kurum veya kuruluşları | Yürüttükleri faaliyet alanlarına giren konular ile ilgili sınırlı |
| Müşteri | Şirket’nın sunduğu mal ve hizmetlerden yararlanan veya yararlanacak gerçek veya tüzel kişiler | Ürün ve hizmet satış ve pazarlaması kapsamıyla sınırlı |
| Yönetim Kurulu Üyeleri | Şirket Yönetim Kurulu Üyeleri | Şirket Yönetim Kurulu Faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla sınırlı |
| Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar | Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar | Sözleşme ve işbirliği protokol esasları ile sınırlı |
| Avukatlar | İlgili mevzuat uyarunca avukat yetkisine sahip avukatlar | Şirket faaliyet ve işçi işlemlerinde hukuki sonuç doğurabilecek konularla sınırlı. |
| Tedarikçi | Şirket veri işleme amaç ve istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflar | Şirket’nın dış kaynaktan ticari faaliyetlerini yerine getirmek için mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı |
| Özel Sigorta Şirketleri | Sözleşmeli BES Şirketi | BES kapsamında yapılan bildirimle sınırlı |
| Denetçiler | İlgili mevzuat uyarunca denetim yetkisine sahip denetçiler | Mevzuatta belirlenen yetki ve görev sınırları |
